DIGITALER ASSISTENT
CHARLIE fragen
Servus, ich bin CHARLIE.
Was kann ich dir heute abnehmen?
CHARLIE · GEHIRN
Was CHARLIE gelernt hat
Jede Korrektur von euch bringt CHARLIE etwas bei. Hier steht, was er daraus macht und woher es kommt. Abgeschaltet wird nur, gelöscht wird nichts. Gelernt wird nur aus eurer Arbeit in CHARLIE – nichts geht nach außen.
Guten Morgen
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EINGANG & PRÜFEN
Check-up wird geladen …
Wetter – die ganze Woche
Nachrichten aus der Region
PREISPRÜFUNG
Was ist auffällig?
Ein Fall pro Artikel, Lieferant und exakter Variante. Technische Erkennungsmethoden bleiben in den Details.
Preisfälle werden geladen …
RECHNUNGEN DURCHSEHEN
Offene Rechnungen im Blick
Zuerst die Übersicht, dann gezielt öffnen. Der Bearbeitungsstand gilt nur für deinen Benutzer.
Rechnungen werden geladen …
Rechnungsposition wird geladen …
ARBEIT
Rapporte
Rapport sprechen
Dreißig Sekunden am Bordstein. Zum Beispiel: „Dienstag, Küferstraße 12, zwei Mitarbeiter je acht Stunden, Bagger 7,5 Tonnen vier Stunden, zwei Tonnen Splitt.“ Geräte erkennt CHARLIE über die Geräteliste; was nicht darin steht, bleibt als Text stehen. Datum, Baustelle und Stunden kannst du danach ändern — gespeichert wird erst, wenn du es sagst.
BEIM KUNDEN
Rapporte beim Kunden
Per E-Mail mit Bestätigungslink senden – der Kunde tippt „Stimmt so“ oder schreibt eine Rückfrage. Oder vor Ort / auf Papier vermerken und später abhaken. Klick auf die Spalte sortiert, Klick auf die Zeile öffnet sie.
| Datum | Kunde | Baustelle | Lohn h | Gerät h | Gesendet | Wartet seit | Status |
|---|
Die letzten 30 Tage
BÜROBILDSCHIRM
Infotafel
Was hier läuft, sehen alle im Büro – auch Kunden. Kein Kundenname, keine Adresse, keine Preise. Der Bildschirm holt sich Änderungen jede Minute selbst.
Jeden Tag zeigt die Tafel ein paar Pflanzen – erst als Rätsel mit Foto, dann die Auflösung mit Standort, Menge, Pflege und was sie für Insekten bringt. Dazu eine Wiederholung von vor einer Woche. Fotos von Wikimedia Commons (freie Lizenz, Fotograf wird genannt). Mengen sind Richtwerte.
ARBEIT
Arbeitsanweisungen
SERVICE
Skizzen und Notizen
Gesucht wird in Titeln und in getippten Beschriftungen. Handschrift findet CHARLIE nicht — darum lohnt es sich, das Wichtigste zu tippen statt zu malen.
SERVICE
Flachdachwartung
Wartung durchführen
Erst das Objekt wählen — die Checkliste richtet sich danach: der Retentionsblock erscheint nur bei einem Retentionsdach, der PV-Block nur mit Anlage. Die Witterung füllt CHARLIE vor; was du auf dem Dach siehst, sticht immer die Abfrage.
SERVICE
Gartenpflege
Begehung
Garten und Jahr wählen. Bei der Begehung hakst du an, welche Arbeiten anfallen, trägst Menge und Einsätze ein und machst Fotos. Daraus entstehen das Arbeitsblatt für den Trupp, der Jahresplan und die Kostenschätzung.
AUSSTATTUNG
Material und Umrechnung
Neues Material
Hier steht, wie viele Tonnen ein Kubikmeter wiegt. Damit wird aus „30 m², 20 cm tief“ eine Entsorgungsmenge: 30 × 0,20 = 6,00 m³, mal dem Faktor. Der Wert ist deine Zahl — CHARLIE rechnet ihn nicht aus und schlägt keinen vor, weil eine erfundene Dichte am Ende nur als Einheitspreis dasteht und niemandem auffällt. Übliche Anhaltswerte, die du prüfen musst: Mutterboden 1,4–1,6 · Erdaushub 1,8–2,0 · Bauschutt 1,8 · Beton-Recycling 2,2–2,4 · Schotter 1,8.
Die Stichworte sind die Wörter, die beim Diktieren fallen: trägst du bei „Mutterboden“ noch „Oberboden“ und „Humus“ ein, findet CHARLIE denselben Faktor, egal welches davon du sagst. Was nicht hier steht, wird nicht erkannt — geraten wird nichts.
Bestand
POSTEINGANG · INFO@
Was angekommen ist
Links eine Mail wählen.
Textbausteine
Daraus setzt CHARLIE die Antwortvorschläge zusammen – je Kategorie bis zu zwei Bausteine und der Gruß. [IN KLAMMERN] füllt ihr vor dem Senden aus.
POSTEINGANG
Nachrichten an charlie@
STAMMDATEN
Kunden
Neuer Kunde
Ansprechpartner
Kundenstamm
STAMMDATEN
Mitarbeiter
Neuer Mitarbeiter
Name, Kurzzeichen, Telefon, Eintritt und Austritt. Anschrift und — nur für Administratoren — die Lohndaten trägst du danach in der Zeile unten ein. Wer geht, bekommt ein Austrittsdatum und steht ab dem Tag danach nicht mehr in der Bearbeiter-Auswahl der Baustellen. Gelöscht wird niemand: sein Name bleibt an alten Baustellen stehen.
Im Betrieb
AUSSTATTUNG
Maschinen und Geräte
Neue Maschine
Der Stundensatz gilt ohne Fahrer. Der Mann steht in der Lohnzeile der Kalkulation. Was du hier einträgst, ist deine Zahl — CHARLIE rechnet sie nicht aus. Das Kennzeichen dient nur dazu, zwei gleiche Geräte auseinanderzuhalten; in den Preis geht es nicht ein.
Bestand
RECHNUNGEN · SCHREIBEN
Rechnungen an Kunden
+ Neue Rechnung
ABRECHNUNG · OFFEN
Offene Leistungen
Beauftragt, aber noch nicht abgerechnet – je Auftragsbestätigung, alles netto. Ein Klick auf die Spalte sortiert, ein Klick auf die Zeile öffnet „Rechnungen schreiben“ mit diesem Auftrag.
| Kunde | Auftrag | Bauvorhaben | Angebot | Aktuell | Abgerechnet | Noch offen | Letzte Rechnung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Angebot = freigegebenes Angebot · Aktuell = Auftragsbestätigung · Abgerechnet = gestellte Rechnungen und Abschläge (ohne Stornos) · Noch offen = Aktuell − Abgerechnet. Mit Schluss- oder Einzelrechnung ist ein Auftrag erledigt und fällt heraus.
AUFTRAG · AUSFÜHRUNG
Ausführung und Aufmaß
Wie weit jeder Auftrag ist. Auftrag antippen: Mengen eintragen, Aufmaß mit Foto, Abschlag aus dem Leistungsstand.
Tagesberichte zu prüfen
Regieberichte
Auftrag
Tagesbericht
Ablauf des Tages – Zeiten je Aufnahme, änderbar
So wurde es gesagt
Beim Freigeben: Vertragsarbeiten zählen als Tagesmenge in den Auftrag (Stand wird zur Differenz), Stunden der Kolonne, Geräte und Material werden ein Rapport, Extraarbeiten und Notizen stehen dort wörtlich. Jede Änderung steht mit Name und Zeit im Verlauf.
Regiebericht
So wurde es gesagt
RECHNUNGEN · PRÜFEN
Rechnungen prüfen
Alle anderen sind sauber: jede Position gelesen, die Summe passt auf den Cent.
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PERSONAL · URLAUB
Urlaubsplanung
„Vorjahr“ = Resturlaub aus dem Vorjahr, gilt bis 31.03. Den Anspruch selbst pflegt der Admin in der Mitarbeiterliste.
Tage und bestätigte Stunden der Stempeluhr als Grundlage für ihre Rechnung. Geht nicht an den Steuerberater.
Urlaub kommt aus der Urlaubsplanung (genehmigt und im Dienstplan eingetragen), Krank aus dem Dienstplan, „eingeteilt“ zählt die Tage in einer Kolonne. „Stunden“ = vom Büro bestätigte Zeiten der Stempeluhr (Personal → Zeiten). Schlechtwetter folgt. Keine Lohnwerte – die hat der Steuerberater. Versendet wird nichts von allein.
Ist = gestempelt (offene Nachträge zählen mit, bis das Büro entscheidet). Soll = Wochenstunden ÷ Arbeitstage je Arbeitstag bis gestern, ohne Urlaub, Krank und Feiertage. Ohne Wochenstunden (Minijob) kein Soll. Pausen zieht CHARLIE nicht selbst ab – er weist nur darauf hin. Korrekturen nur mit Vermerk, nichts wird still geändert.
Stunden, Urlaub und Einsätze kommen aus Stempeluhr, Urlaubsplanung und Dienstplan – nichts wird doppelt eingetragen. Bewusst ohne Rangliste.
PERSONAL · EINTEILUNG
Dienstplan
Dienstplan
Kalender und Suche
Jeder Tag bleibt gespeichert. Tag anklicken öffnet den Plan; die Suche findet Baustelle, Mitarbeiter oder Fahrzeug.
Plan gespeichert · Zahl = Kolonnen · grün = gesendet
Müllkalender
Kalenderdatei (.ics) vom Abfallwirtschaftsbetrieb für eure Adresse hochladen – CHARLIE meldet am Arbeitstag vor der Abholung „Müll raus“ und am Arbeitstag danach „Tonnen zurückholen“: hier, im Check-up und in der Mitarbeiter-App. Tonnen, die ihr nicht habt, einfach ausschalten.
ROUTENPLANER · GRUNDLAGE
Touren und Fahrzeuge
Karte
Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende · Kacheln Protomaps · alles vom eigenen Server, nichts geht an fremde Kartendienste
Fahrzeuge live
Tracker im PAJ-Portal
Jedes Gerät einem Fahrzeug aus dem Fuhrpark zuordnen. Fehlt das Fahrzeug, zuerst unten unter „Fuhrpark“ anlegen.
Fuhrpark
LKW, Transporter, PKW und Anhänger – getrennt von den Maschinen. Nutzlast und Kran zählen für die Tourenplanung, Gesamtgewicht und Höhe später für die LKW-Routen.
Stellen und Adressen
Straße mit Hausnummer, PLZ und Ort eintragen und speichern – den Punkt sucht CHARLIE im eigenen Adressverzeichnis. Passt er nicht, mit „Auf Karte“ von Hand setzen. Nichts davon geht an fremde Dienste.
Standzeiten und Fahrzeiten
Aus echten GPS-Punkten: wie lange ein Fahrzeug an einer Stelle stand und wie lange die Fahrt dazwischen dauerte. Einen Vorschlag gibt es ab drei Messungen. Ausgewertet je Stelle, nicht je Fahrer.
BAUSTELLEN
Neue Baustelle
Übersicht
Baustellen werden geladen …
Alle Baustellen auf einen Blick
Nur Bezeichnung und Zustand, ohne Schaltflächen. Zum Ändern das Board darüber benutzen.
Archiv
Abgerechnete Baustellen verschwinden vom Board und bleiben hier erhalten. Ein Jahr nach dem Archivieren werden sie zum Löschen vorgeschlagen – gelöscht wird nur auf ausdrückliche Bestätigung, nie automatisch.
MATERIAL VOM HOF
Entnahmen der letzten 14 Tage
Per Foto in der Mitarbeiter-App gebucht. Wert zum letzten Einkaufspreis aus euren Rechnungen – nur, wenn der Artikel erkannt und der Verbrauch beantwortet ist.
STEINE UND PLATTEN
Woran CHARLIE eure Steine erkennt
Gelernt aus jedem bestätigten Foto. Was ihr hier von Hand eintragt, gilt fest und wird vom Lernen nicht überschrieben. Ein leeres Feld lässt CHARLIE wieder selbst lernen.
ZUSAGEN UND ERINNERUNGEN
Nichts vergessen
So, wie du es sagst: „Herrn Maier versprochen, dass er bis Freitag sein Angebot bekommt“ oder „Erinner mich in zwei Wochen an den Google-Beitrag“. CHARLIE zeigt, was er verstanden hat – gespeichert wird erst mit „Speichern“.
Erinnerungen werden geladen …
KALENDER
Alle sichtbaren Kalender
MEINE ARTIKEL
Eigene Artikelnummern
Ein eigener Artikel fasst die Artikel mehrerer Lieferanten zusammen. Zuordnen: Rechnung öffnen → Position → „Zu meinem Artikel …“. Aufklappen zeigt, was er bei wem und in welchem Ort kostet.
PREISE / ARTIKELSTAMM
Artikel und letzte Lieferantenpreise
CHARLIE unterscheidet Produktfamilie, Variante und Preisbeleg. Bei möglichen Parserlücken wird ein Preis ausdrücklich nur als zuletzt erkannt gekennzeichnet.
BEAUFTRAGT
Blankett
Was beauftragt ist - Positionen und Mengen, ohne Preise.
GARTENBAU SCHMIDT
Angebote
NUR FÜR DICH
Meine Wörter
Wenn du nach dem Diktieren ein Wort richtigstellst, merkt CHARLIE sich das Paar. Ab dem zweiten Mal setzt er es von selbst ein — einmal kann ein Vertipper gewesen sein. Gespeichert wird nur das Wortpaar, nie ein ganzer Satz, und es gilt nur für dich: wie jemand spricht, ist seine Sache.
EINRICHTUNG
Angebote lernen
Alte PDF- oder DOCX-Angebote hochladen. Struktur und sichtbare Kalkulationshinweise werden getrennt analysiert; neue Regeln bleiben bis zur ausdrücklichen Bestätigung inaktiv.
Regelwerk
INTERNE KALKULATION
Kalkulation lernen
Rohpositionen werden automatisch als Beispielwissen gespeichert. CHARLIE zeigt nur wiederkehrende Muster, Vorschläge und echte Widersprüche.
Gelernte Muster
Kostenbestandteile einer Leistung bleiben in einer fachlichen Karte zusammen. Bestehende bestätigte Regeln bleiben erhalten.
Rechnung einlesen
Rechnungen, die nicht über das Postfach kommen: PDFs hierher ziehen oder auswählen – auch mehrere auf einmal. Am Handy: Rechnung fotografieren. Alles bleibt auf eurem Server; CHARLIE liest sie genauso aus wie die aus dem Postfach.
Letzte Dokumente
PREIS- UND RECHNUNGSPRÜFUNG
Lieferantenanalyse
Liest PDF-Rechnungen ausschließlich aus dem freigegebenen Rechnungspostfach und speichert die erkannten Positionen für spätere Vergleiche.
SUPPLIER-PROFIL
Lieferant einlernen
1–3 Beispiele prüfen, Erkennung korrigieren, Qualität freigeben und erst danach historische Rechnungen neu verarbeiten.
- 1 Beispiele
- 2 Erkennung prüfen
- 3 Felder & Logik
- 4 Qualität
- 5 Bestätigen
- 6 Historie
Erkennung prüfen
Header, Positionen und Confidence je Feld werden aus den Beispielen angezeigt.
Felder & Logik zuordnen
Listen und Zuordnungen im JSON-Format. Technische Details bleiben in diesem Experten-Schritt.
Qualität prüfen
Profil bestätigen
Erst die Bestätigung aktiviert diese Profilversion. Provenienz und bestätigender Benutzer werden gespeichert.
Historie neu verarbeiten
KI-Verbrauch
Grundlage für transparente Modell- und Kostenkontrolle.
LOCAL ONLY / STRENG VERTRAULICH
Controlling
BWA, SuSa und Lohnjournal bleiben auf dem CHARLIE-Server. Keine externe KI, keine Websuche, keine sensiblen Werte in Telemetrie.
Zeiten: bezahlt – produktiv – nicht abrechenbar
bezahlt = Stempeluhr (mit der Regel aus den Einstellungen) · produktiv = Stunden aus den Tagesberichten · nicht abrechenbar = Fahrt, Warten, Werkstatt … (gesagt oder per Knopf) · ungeklärt = der Rest. An den Stempelzeiten ändert das nichts.
Controller-Übersicht
Noch keine Kennzahlen geladen.
Lokale Unterlagen
Originale sind ausschließlich für Administratoren abrufbar. Archivieren nimmt eine Unterlage aus den Kennzahlen; erst eine archivierte lässt sich endgültig löschen – das entfernt Originaldatei und extrahierte Werte.
Noch keine Unterlagen geladen.
DIAGNOSE
Systemstatus
Technische Modell- und Providerinformationen sind nur hier für Administratoren sichtbar.
MERKREGELN
Woran CHARLIE erinnert
Anlegen geht auch im Chat: „Erinnere mich bei jedem neuen Angebot an die Position Absperrung“. Gelöscht wird nichts – ausgeschaltete Regeln lassen sich wieder einschalten.
STEMPELUHR
Bezahlte Arbeitszeit
Die Stempel bleiben, wie sie sind. Gerechnet wird daneben: bezahlt ab Arbeitsbeginn, die feste Pause wird abgezogen, wenn weniger gestempelt ist – nie weniger als das Gesetz (über 6 h 30 min, über 9 h 45 min).
Abweichender Beginn je Mitarbeiter
ABRECHNUNG
Fahrtkosten
Strecke vom Hof zur Baustelle über Google (nur Koordinaten). Gerechnet wird im Regiebericht mit „+ Fahrtkosten“.
Umkreis-Pauschalen (einfache Strecke vom Hof)
Satz je Fahrzeug (€ je km)
Kunden mit eigenem Satz (geht vor)
Google-Kontingent diesen Monat
–
INTEGRATIONEN
Microsoft 365
Charlie liest das Rechnungspostfach und charlie@. Anmeldung und MFA erfolgen direkt bei Microsoft; Charlie speichert kein Microsoft-Passwort.
Nachrichten an charlie@
CHARLIE sieht alle paar Minuten in charlie@ nach. Für jede neue Nachricht geht eine kurze Benachrichtigung an info@ — Absender, Betreff, Zeitpunkt, die ersten Zeilen. Die Mail selbst bleibt in charlie@. Abwesenheitsnotizen und Zustellfehler lösen nichts aus. Beim Einschalten beginnt das Mitlesen ab diesem Moment; was vorher da war, wird nicht gemeldet.
KALENDER
iCloud-Kalender
Verwendet CalDAV mit Apple-ID/E-Mail und einem app-spezifischen Passwort. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt oder protokolliert.
Genau ein sichtbarer, schreibbarer Kalender muss als Standard gewählt sein.
STEMPELUHR & ANWESENHEIT
Stempeluhr und Anwesenheit
Gilt für alle. Deine Notizen ändern an der Stempeluhr nichts – dort zählt nur, was der Mitarbeiter stempelt.
Mein Passwort
Mindestens 12 Zeichen. CHARLIE speichert kein Passwort im Klartext – auch ein Administrator kann deines nicht lesen, nur ein neues vergeben.
ANWESENHEIT
Kurz notieren
Nur wenn dir etwas auffällt: „kommt“ oder „geht“ antippen – gespeichert wird die Uhrzeit von jetzt. In der Stempeluhr ändert sich dadurch nichts.
NUR FÜR DICH
Deine Notizen – Kontrolle
ANRUFLISTE
| Wann | Wer | Worum | Verknüpft | Angenommen | Status |
|---|
Anruf notieren
FRÜHERE ANRUFE
Benutzer und Rollen
„Preiszugang“ kann ausschließlich Preise, Preisverläufe und geschützte Rechnungs-PDFs lesen; eine separate Kalenderfreigabe erweitert diese Rechte nicht.
Modulrechte können nur einschränken, nie erweitern. Die Rolle bleibt die Obergrenze: wer als Mitarbeiter angelegt ist, bekommt „Controlling“ auch dann nicht, wenn es hier angehakt wird. Umgekehrt lässt sich einem Bürokonto etwas wegnehmen, das die Rolle erlauben würde. Ohne Haken gilt: alles, was die Rolle hergibt.
